Der häufigste Planungsfehler ist nicht das Budget, sondern die Reihenfolge. Wer zuerst die Torte bestellt und dann merkt, dass die Traumlocation am Wunschtermin belegt ist, plant doppelt. Die Regel ist einfach: Erst kommt alles, was es nur einmal pro Tag gibt, dann alles, was skaliert.
Stufe 1: Location, Foto, Musik
Eine Location kann pro Tag nur eine Hochzeit ausrichten, ein:e Fotograf:in nur eine begleiten, ein DJ nur auf einer spielen. Diese drei Gewerke sind bei beliebten Terminen (Mai bis September, Samstage) oft 12 Monate im Voraus vergeben. Bucht sie zuerst, in genau dieser Reihenfolge, denn ohne Location steht euer Termin nicht.
Gleiches gilt für freie Trauredner:innen: Auch hier gibt es pro Samstag nur einen Slot, und die gefragten Namen sind früh weg.
Stufe 2: Catering, Video, Floristik, Styling
Caterer und Videograf:innen nehmen zwar auch nur begrenzt Aufträge an, haben aber meist Teams und damit mehr Kapazität. Sechs bis neun Monate Vorlauf reichen in der Regel. Floristik und Styling orientieren sich stark an eurem Konzept, das ohnehin erst nach der Location-Wahl steht.
Stufe 3: alles, was produziert wird
Torte, Papeterie, Gastgeschenke und Dekoverleih sind Produktions- statt Verfügbarkeitsfragen. Drei bis vier Monate Vorlauf genügen fast immer. Lasst euch hier nicht von Frühbucher-Panik anstecken, sondern nutzt die Zeit, um Stile zu vergleichen.
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